Como priorizar o que é mais importante para o Trade?

No mundo cada dia mais ansioso em que vivemos – escrevi sobre isso aqui no blog a semana passada – tudo “é urgente”, é “para ontem”, não é verdade?

Esse tipo de comportamento acaba “passando” no dia a dia e, em algumas empresas, se torna parte da cultura, geralmente, com um gerente ou supervisor fazendo o papel do “chato” que vive cobrando os demais.

Mas a verdade é que em um lugar onde tudo é prioridade, nada é prioridade. Sim, porque se tudo tem igual importância e precisa ser entregue o quanto antes, então não existe uma coisa realmente urgente. Faz sentido?

O risco de não se estabelecer uma prioridade é grande. Sem saber que tarefa executar primeiro, os funcionários escolhem o que querem fazer (afinal, tudo era “importante”, não era?) e com isso cada um faz o que quer e a gestão vai para o espaço.

Com a quantidade de atividades com as quais o Trade precisa lidar no seu dia a dia, saber priorizar é fundamental e, por isso, nesse artigo estou trazendo três ferramentas que podem ajudar nessa tarefa.

São três tipos de matriz – igualmente eficientes – que podem ser usadas para estabelecer em qual ordem o trabalho precisa ser realizado. Você deve analisar os modelos e escolher aquele que melhor se adequa ao seu caso.

Quando são utilizadas de forma correta e, principalmente, quando são respeitadas, as matrizes acabam gerando KPIs que – praticamente – mostram o caminho que precisa ser tomado. A decisão vem pronta!

Matriz de Priorização Básica 

Como o nome diz, é uma matriz básica que pode ser usada tanto para avaliar questões do dia a dia quanto para planejamentos de médio e longo prazos.

Ela é formada por quatro quadrantes que nascem a partir de dois eixos, um que mede a Urgência do trabalho e outro que mede o Impacto. Os extremos do eixo de Urgência vão do Imediato ao Mais tarde e o os do outro eixo, do Baixo ao Alto. Observe a figura abaixo.

Para usá-la você deve anotar as tarefas que precisam ser realizadas e avaliadas. Na hora da elaboração dessa lista, leve em consideração:

• O que é a tarefa;
• Qual o resultado esperado;
• Qual o esforço que deve ser utilizado;
• Quais os riscos da tarefa;
• Qual a importância da tarefa para que outras aconteçam.

Com as tarefas listadas, posicione-as nos quadrantes de acordo com os eixos e avalie. Dividindo o quadro com duas linhas de viabilidade (veja na figura) você vai ver que as tarefas ficaram separadas em 3 grupos: as que devem ser feitas, as que podem ser feitas e as que não precisam ser feitas (pelo menos não no momento em questão).

Você pode realizar uma dinâmica para usar essa ferramenta criando um grande quadro e usado Post-its para posicionar as tarefas. É uma maneira interessante porque você pode reavaliar o posicionamento de cada uma na medida em que constrói o cenário.

Matriz Eisenhower  

Essa matriz foi sugerida por Dwight D. Eisenhower, líder das forças aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial e, depois, 34º presidente americano (1953-1961). Ele dizia: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.”

Assim, a matriz que leva seu nome é formada por quatro quadrantes criados por dois eixos que medem Importância e Urgência (veja a figura abaixo). Os quatro quadrantes mostram o que deve ser feito, agendado, delegado ou esquecido, de acordo com a importância da tarefa.

Para usar essa matriz escreva o que precisa ser feito usando os mesmos critérios ensinados acima, na Matriz Básica, e posicione nos quadrantes. O que for importante e urgente fica no quadrante 1 e deve ser feito, o é importante, mas não é urgente deve ser agendado e, assim, fica no quadro 2. O que é urgente, mas não é importante deve ser delegado para alguém que possa executar a tarefa. Fica no quadrante 3 e, finalmente, o que não é urgente, nem muito importante deve ficar no quadrante 4 e ser deixado de lado pelo momento.  

De novo, usar um quadro com papéis adesivos pode ser uma boa tática para usar essa ferramenta que é boa até para avaliar tarefas mais personalizadas. Por exemplo, você, gestor, precisa avaliar todas as atividades? Use essa matriz e exercite o poder de delegar e também de esquecer coisas menos importantes.

Matriz GUT

O nome dessa matriz é um acrônimo com as palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Ela foi criada pelos americanos Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, uma dupla de consultores que se especializou em soluções para problemas e tomadas de decisão.

A Matriz GUT nasceu na década de 1980 para melhorar processos em indústrias americanas e japonesas. Ela serve para calcular o que deve ser feito primeiro, mas o processo que avalia as tarefas que vão ser medidas é baseado em três pilares:

• Gravidade – É o impacto da tarefa para o negócio, para a realização de outras tarefas ou mesmo o impacto financeiro que ela representa;
• Urgência – É o tempo. A relação entre o prazo disponível e o prazo necessário para que a tarefa aconteça;
• Tendência – É o padrão atual de evolução do que precisa ser resolvido. Se pode ser agravar ou não na medida em que o tempo passa.

Para usar essa matriz é preciso dar notas de 1 a 5 para as tarefas de acordo com cada um dos pilares, da seguinte forma:

Gravidade

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência

1. Não mudará;
2. Vai piorar em longo prazo;
3. Vai piorar em médio prazo;
4. Vai piorar em curto prazo;
5. Vai piorar rapidamente.

Para organizar essas informações construa uma tabela como a da figura abaixo, com uma coluna para os problemas e outras para os pilares e duas para as conclusões. Uma vez listados e com suas notas, você deve multiplicar os três valores para obter o ranking dos seus principais problemas. Simples, o maior número é a prioridade.

A importância do uso de matrizes

Assim como qualquer outra ferramenta, as matrizes sozinhas não resolvem problemas se não forem utilizadas corretamente. Note que todas elas exigem que você gaste um tempo listando suas tarefas – ou problemas – e avaliando qual o status de cada um ou sua importância para o negócio.

Ou seja, é um exercício de gestão no qual a matriz é a ferramenta que leva à solução.

“Se você olhar com atenção todas as matrizes de priorização não passam de um balanced scorecard com propósito definido”

Espero que você tenha gostado do artigo e possa usar essas ferramentas para melhorar o seu dia a dia.

Escreva depois contando como foi a sua experiência!

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Até a semana que vem!