Forecast: como fazer o provisionamento do orçamento de forma segura

O forecast, de uma forma muito simples, pode ser entendido como um orçamento ajustado, obtido após a verificação do que foi previsto inicialmente e o que foi realizado.

É um olhar que permite antecipar o quanto pode ser gasto no período seguinte e, deste modo, fazer um provisionamento da verba.

Muitas empresas trabalham desta forma e conseguem acompanhar o andamento do orçamento anual mais de perto. Os únicos riscos são o uso de planilhas eletrônicas e o trabalho manual de input de dados e criação de fórmulas para o cálculo dos resultados.

Por isso o forecast pode ser feito de forma mais eficiente, rápida e segura em uma plataforma de gestão.

Qual é a verba que você tem para gastar hoje? Você sabe?

Qual diferença entre orçamento, budget e forecast?

Budget e orçamento são a mesma coisa na prática. A única questão é que a primeira é uma palavra em inglês bastante utilizada no mercado.

No planejamento de uma empresa o budget é algo estático, uma definição de que valores devem gastos para as despesas das áreas.

Assim, é comum que exista o orçamento anual da organização e este seja dividido entre os departamentos. Dependendo da empresa ou do tipo do negócio o orçamento anual pode ser dividido por mês ou trimestre (também chamado de quarter, porque em inglês representa um quarto do ano).

Já o forecast (cujo significado literal, também em inglês, é previsão) é um recálculo do orçamento inicial que é feito durante o andamento do trabalho do ano.

Ele busca um número mais próximo do real das despesas já feitas e de quanto resta do budget para ser gasto sem que haja um estouro do que foi previsto originalmente.

“O forecast é um cálculo de previsto x realizado que leva a um novo valor ajustado para provisionamento”.

Um exemplo de forecast

Imagine que a verba do Marketing para o ano seja de R$ 180 mil, ou seja, R$ 15 mil por mês. O orçamento da empresa espera que este seja o valor gasto para atingir os resultados planejados, certo.

Porém, mensalmente, a empresa calcula quanto foi efetivamente utilizado e compara com valor estimado no orçamento original.

No primeiro mês foram gastos R$ 18 mil; no segundo, R$ 15 mil e no terceiro, R$ 17 mil. Então, no primeiro trimestre foram gastos R$ 50 mil quando, pelo budget, esta despesa deveria ter sido de R$ 45 mil.

Consequentemente, para que seja mantido o valor inicial de R$ 180 mil para o ano, o Marketing, para os 9 meses seguintes não terá mais uma verba mensal de R$ 15 mil, mas sim de R$ 14.4 mil (180 mil menos os 50 mil gastos divididos pelos 9 meses restantes no ano).

Deste modo o provisionamento de verba para o mês muda e a equipe precisa saber que não tem mais o valor do começo do ano para utilizar.

O forecast direciona ações futuras

Percebeu como fazer o forecast é, na prática, uma revisão constante do orçamento? Sua prática oferece segurança para as operações financeiras da empresa e permite uma noção do fluxo do dinheiro dentro da organização.

O forecast pode ser feito para uma análise de custos e despesas, como no exemplo acima, mas também para se obter uma visão do faturamento.

Imagine estimar receber um montante em um mês e, ao verificar o realizado, notar que entrou menos dinheiro que o previsto. Algo saiu fora do planejamento e precisa ser corrigido para que o faturamento nos meses seguintes cresça e possa compensar o que não veio.

Fazer o forecast permite o direcionamento de ações para o futuro, sejam meses ou trimestres seguintes, com a noção exata de quanto dinheiro resta para gastar (no caso da análise de despesas) ou para receber (no caso do olhar para o faturamento).

Realize o forecast sem riscos

Consegue imaginar o volume de trabalho que significa manter este acompanhamento constante do orçamento?  Mesmo empresas médias e pequenas possuem departamentos com várias divisões (ou linhas de custo) que precisam ser calculadas.

Isso significa que, durante o ano todo, números precisam ser enviados por funcionários de áreas diferentes para que sejam colocados em uma planilha única e possam ser calculados.

É um trabalho monstruoso que, geralmente, fica nas mãos de uma única pessoa – ou de um time muito restrito – que acaba auditando os números de todos os departamentos.

Quando este trabalho é feito de uma planilha eletrônica como um Excel, por exemplo, além dos riscos de erro na hora de colocação dos números ou criação de fórmulas, há sempre o problema da criação de cópias do arquivo, várias pessoas abrindo e fechando a pasta… É difícil que um acompanhamento 100% confiável seja feito desta forma.

Fazer a gestão do orçamento em uma plataforma evita estes riscos, garante a segurança da informação e permite que o time tenha acesso aos números atualizados do seu respectivo budget, executando o trabalho de forma muito mais precisa e – melhor – sem estourar a verba.

Excel: o perigo de manter todos os dados em uma planilha

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